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Il Gantt

Un ottimo metodo per il monitoraggio e la stesura progettuale del concept di un evento è l’utilizzo di un software apposito, il Gantt. Questo particolare tipo di strumento prende il nome dall’ingegnere statunitense, Henry Laurence Gantt, che per primo lo ideò agli inizi del Novecento con lo scopo di rappresentare le diverse fasi temporali del project management.

Realizzazione del Progetto

Nel Gantt vengono tenute costantemente sotto controllo le varie attività necessarie alla realizzazione del progetto, solitamente disposte sull’asse verticale del diagramma. Le tempistiche, costituite da date mobili o scadenze improrogabili, vengono invece segnate sull’asse orizzontale. In questo modo è possibile modificare di volta in volta il progetto avendo sempre sotto controllo il numero di giorni disponibili per la realizzazione di ciascuna fase, che possono variare in seguito a ritardi o imprevisti. Il diagramma di Gantt tiene presente tutte le componenti fondamentali del concept del progetto, dal budget disponibile alle risorse, dalle tempistiche agli obiettivi dell’evento.

Key Events offre la possibilità di tenere sotto controllo step by step la realizzazione del progetto in ogni sua fase, mediante la condivisione di un Gantt concordato e la definizione delle scadenze necessarie per un’eccellente riuscita dell’evento.

La collaborazione fra organizzatore dell’evento e agenzia si rivela, in questo senso, necessaria ed è per questo che la gestione in chiaro di ogni fase dell’evento acquisisce fondamentale importanza. Il motore organizzativo del progetto rimane senza dubbio l’ente promotore, il cui compito è quello di comunicare al meglio in modo che il messaggio che si vuole veicolare venga innanzitutto compreso dall’agenzia di organizzazione eventi. In questo modo, sarà possibile interagire con il pubblico rispettando in maniera fedele le intenzioni comunicative aziendali e gli obiettivi del singolo progetto. La fornitura di materiali adeguati come loghi, divise, slogan e di qualsiasi altro elemento e informazione utile costituisce parte integrante della buona riuscita dell’evento.

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